Выбираем систему электронного документооборота

29 Августа 2016

Практически любая из представленных систем документооборота, независимо от их сложности, имеет набор характеристик, которые нужно обязательно учитывать при выборе, например: может ли система решать поставленные задачи документооборота, требовательна ли к ресурсам, есть ли обучение и множество других. Если ими пренебречь то в результате может оказаться, продукт не поддерживает расширения функциональности, или большие объемов данных, или имеет проблемы с безопасностью. Что как Вы понимаете скажется на работе всей компании. На что же обратить внимание в первую очередь?

Основные требования к системе документооборота можно обозначить так:

• Идентификация пользователей
  
• Хранение документов и их поиск
  
• Удобство использования программы
  
• Потребляемые ресурсы
  
• Сопровождение
  

Рассмотрим каждый из разделов подробнее. 

Идентификация пользователей

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – авторизация и аутентификация. В документооборот организации может быть включено множество сотрудников, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых задач и группа документов, с которой они работают. Сотрудники выступают в определенной роли и хорошо если система документооборота будет поддерживать роли. Очень важно обеспечить идентификацию пользователей и безопасность их авторизации! Вы ведь не хотите утечки информации? Потому стоит обратить внимание на то какие протоколы протокол обеспечивают защиту канала данных (SSL, TLS, и/или другие), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу информации и есть ли шифрование данных.

Хранение документов в системе и их поиск

Хранилище документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. Операции, которые часто используются в документообороте это добавление документов, поиск, просмотр списка, сортировка.

Стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером нескольких пользователей сразу. Для этого нужно отследить количество юзеров, работающих с документами. Еще один важный фактор -  поиск документов в хранилище. Он должен быть удобным для пользователей и иметь определенный набор параметров таких как условия сделки, заказчики, и множество других. Для того, чтобы определить какой вид поиска нужен и какие в нем должны быть параметры и критерии, нужно учитывать типичные операции в вашей фирме. Следует также иметь ввиду как будет вести себя база данных в случае сбоя и обеспечить инструменты резервного копирования.

Удобство использования

Удобство работы с системой для пользователя немаловажный фактор и должен быть также учтен, потому как чем удобнее работать в программе, тем меньше времени пользователь тратит на ее освоение, и качественнее выполняет свою работу.

Потребляемые ресурсы

Аппаратная программного обеспечения часть должна обеспечивать максимальную производительность на серверной части и на клиентском месте. Также встает вопрос совместимости различных типов документов и совместимости решения с популярными офисными пакетами.

Сопровождение

Сопровождение решения — это получение технической поддержки от разработчиков. Соответственно поддержка должна быть в любом случае, собственно, как и четкое понимание и ясность в том, как в дальнейшем будут проходить обновления решения.