Преимущества Google Workspace для бизнеса: офисные инструменты в одном пакете

22 Сентября 2021

Согласитесь, удобно, когда все инструменты для ведения бизнеса под рукой. Это повышает эффективность и оптимизирует рабочие процессы. При использовании облачного сервиса Google Workspace сотрудники компании будут сосредоточены на решении важных задач независимо от того, где они находятся в конкретный момент. Организация совместной командной работы повысит результативность бизнес-деятельности. Какие еще преимущества платформы Google Workspace для организаций – расскажем в статье.

Набор облачных сервисов используют более 2 млрд пользователей по всему миру. Особенно офисные приложения Google Workspace упрощают работу корпоративного сегмента. В одном пакете доступны все элементы офисной коллекции – Почта, Гугл Таблицы, Документы, Календарь, облачное хранилище Гугл Диск, видео- и голосовые конференции, презентации, командные чаты. Платформа подходит для частных предпринимателей, мелких фирм, средних организаций и крупных корпораций.

Преимущества сервиса Google Workspace для компаний

Защищенная корпоративная почта (Gmail)

Свежая версия почты полностью без рекламы, имеет чат для удобной коммуникации. Вы можете совершать голосовые, видеозвонки, обмениваться файлами, разными задачами. Почта обладает широким функционалом – Google Meet и Google Chat для общения с сотрудниками, Календарь для назначения встреч, планирования задач. Gmail обеспечит Вашу компанию полной безопасностью - посредством схемы машинного обучения блокируется 99,9% спама, фишинга, других подозрительных уведомлений. Вы можете синхронизировать уведомления, события, контакты Microsoft Outlook с сервисом Google Workspace.

Удобное планирование совещаний, встреч, мероприятий (Календарь)

Для успешной компании не маловажно оптимизировать время и эффективно организовать рабочий процесс. Онлайн-календари позволят сверяться с расписанием коллег, назначать дату для совещаний. Предоставив доступ другим пользователям к своему расписанию, дайте возможность другим сотрудникам видеть уже запланированные встречи. Управлять расписанием можно с любого устройства (ноутбук, планшет, мобильный телефон), активировать синхронизацию с встроенным календарем. Интеграция календаря с сайтами позволит клиентам узнавать о графике ключевых мероприятий. В Календаре фиксируйте напоминания, настраивайте их на свое усмотрение.

Безопасное хранилище данных и быстрый доступ к ним (Диск)

Пользователи Google Workspace с помощью опции Диск получают гибкие способы хранения информации. Централизованная панель администрирования, опция «Защита от потерь данных» упрощают мониторинг аккаунтов, контроль доступа к файлам. В основе алгоритма Google - искусственный интеллект, а это значит, что Диск может прогнозировать нужные файлы. Диск – общее пространство для хранения информации, легко управляемое. Ко всем файлам открывается групповой доступ, таким образом нужная информация всегда будет в распоряжении сотрудников. К Диску получайте быстрый доступ непосредственно с ПК, так сохранится место на жестком диске и время ожидания синхронизации.

Организация видеоконференций с сохранением конфиденциальности (Google Meet)

Во время видеовстречи информация подлежит шифрованию при передаче, а безопасность события обеспечивается с помощью активированных инструментов защиты. Для организации мероприятия в видеоформате достаточно запланировать и отправить ссылку всем участникам встречи. Опция Meet интегрирована с сервисами Google Workspace. Это позволит присоединяться к мероприятию независимо от Вашего месторасположения с любого устройства. Даже при отсутствии Интернет, когда, например, Вы находитесь в дороге, у Вас есть возможность по номеру телефона подключиться к конференции. Пользователи Skype, Cisco или других систем для видеовстреч на базе SIP или H.323. могут стать участниками встречи благодаря платформе Pexip Infinity.

Совместная работа с документами без установки специального ПО (Документы)

Управление документами в Google Workspace происходит в самом браузере. Один файл редактировать и править могут несколько человек, изменения сохраняются в автоматическом режиме. Встроенный чат и комментарии используйте для вопросов, идей. Все изменения можно отслеживать, отменять исправления. Прежние редакции файлов останутся в безлимитном доступе – Вы получите историю правок за все время.

Эффективная командная работа (Таблицы)

Google Таблицы соответствуют потребностям компании, нацелены на поддержание гибкости рабочего процесса. Эта опция подойдет, если планируете какое-то событие или желаете поделиться свежей информацией о финансовых показателях. Работать удобно всей командой, обсуждать проекты, вопросы в чате на странице документа. Обновления отображаются в режиме real-time. Управление документами возможно и в статусе офлайн.

Технология искусственного интеллекта поможет сотрудникам в анализе данных. С помощью автодополнения формул, при вводе данных экономьте время и предотвращайте ошибки. Вывод схематического и диаграммного отображения возможен посредством нажатия кнопки «Анализ данных». В Google Таблицах работайте с файлами Microsoft Excel, также доступна функция обратного преобразования Excel таблиц в Google. Современные методы безопасности позволят защитить Ваши данные. Устанавливайте разрешения на конкретную группу пользователей, ограничивая доступ к контенту. С помощью функции «Защита от потери данных» управляйте конфиденциальными данными.

Создание креативных презентаций (Презентации)

В Google Workspace есть возможность работать с презентациями в браузере. Создавать презентации могут одновременно несколько человек, коллеги и партнеры могут объединить свои усилия при работе в режиме онлайн. Вы самостоятельно определяете, кто может редактировать файл, или только просматривать и комментировать. Презентации создаются быстро с нуля или с использованием готового макета. Если это шаблон, можете добавить картинки, видео, графики, фигуры, эффекты. Презентации открываются из любого устройства.

Удобное общение с коллегами, клиентами (Google Chat)

Chat предназначенный для использования в качестве инструмента деловой коммуникации или личного общения. В виртуальных чат-комнатах наблюдайте за стадиями выполнения проектов. В Chat можно добавить внешних пользователей, в этом блоке доступно 28 языков, в одной чат-комнате могут находится до 8000 пользователей. Модуль Chat упростит и сделает эффективной работу с данными в Google Таблицах, Документах, и Презентациях. Боты и специальные подсказки станут помощниками во взаимодействии с участниками.

Итак, подытожим. Пакет облачных сервисов Google Workspace состоит из полезных, нужных инструментов, которые способны решить задачи любой сложности оперативно и эффективно. Для заказа универсальной платформы обращайтесь к специалистам интернет-магазина «Софтлист» – звоните по номеру +7 (495) 505-63-44 или пишите на e-mail: sales@softlist.biz