Что такое G Suite?

24 Июля 2020

Несколько лет назад, количество подписчиков G Suite достигло 4 млн бизнес-пользователей. Многие стали задумываться о приобретении подписки для своей компании, но многие все еще не знают всех его преимуществ, и задаются вопросом “Почему нельзя использовать бесплатные сервисы Google?”. В этой статье постараемся разобраться, почему нужно купить подписку G Suite, и какие проблемы бизнеса она может решить.

G Suite представляяет собой облачную платформу, и тут появляется первый плюс данного сервиса - общедоступность. Это значит, что сотрудники компании в любой момент и с любого устройства могут получить доступ к своим документам и электронной почте. К этому можно добавить весомый плюс облачных решений - отсутствие необходимости иметь и содержать собственный сервер. И сразу в нагрузку идет отсутствие необходимости иметь системного администратора в штате.

Для полноценного запуска корпоративной электронной почты, потребуется не более 15 минут.

По словам влиятельных компаний и аналитиков, в число которых, входит компания GoDaddy, которая является второй в мире по регистрации доменов, использование электронной почты корпоративного вида, положительно влияет на желание людей, сотрудничать с компании. То есть, если адрес электронной почты не заканчивается на @gmail.com, а имеет приставку с адресом сайта, клиенты охотнее работают с такими компаниям. Мелочь, а это действительно повышает престижность компании, в глазах клиентов.

Для подключения корпоративной почты, компании обычно используют сторонние сервисы, но за их актуальностью нужно следить, у них другая техническая поддержка, они требуют дополнительной настройки протоколов, они не всегда корректно могут синхронизироваться с Вашим сервером и т.д. Подписка G Suite уже включает в себя возможность настроить корпоративную почту вида фамилия@адрес.сайта. Такой способ работы, сильно упрощает все процессы и не зависит от корпоративной инфраструктуры.

Для пользователи G Suite, получают свой электронный адрес, с которым они могут войти в свой аккаунт и использовать электронную почту. Возникает вопрос, что делать если пользователь хочет отвечать не со своего электронного адреса, а с общей почты отдела или службы поддержки компании? В обычном случае придется создавать дополнительный адрес электронной почты, и настраивать пересылки и т.д. В G Suite просто создаются так называемые “псевдонимы”, которые представляют собой другие названия одного почтового ящика. Их просто подключать, менять отправителя и конфигурировать.

В случае, если нужно использование дополнительного домена, настройка занимает не более минуты. При этом у Вас будет отдельная электронная почта с другим доменным именем.

В платной подписке, расширены функции всех сервисов. Для приобретения, компания Google предлагает 3 типа подписки, это Enterprise, Business и Basic. Все они предполагают использование любых сервисов G Suite, однако на них существуют ограничения по количеству пользователей и объему хранилища. Business и Enterprise в свою очередь, дополнительно включают в себя возможность использовать Cloud Serach и сервис “Сейф”.

В платной подписке, каждому пользователю сразу доступно 30 гб места в хранилище, уже начиная с тарифа Basic и неограниченное хранилище в двух оставшихся тарифах. Все корпоративные календари, созданные пользователями, по-умолчанию доступны к просмотру, без необходимости отправлять запрос. Это позволит удобно планировать встречи или митинги прямо в календаре.

В отличие от бесплатного использования, платная подписка позволяет использовать облачный поиск, и искать весь доступный контент внутри домена сразу в одном интерфейсе. Бесплатная подписка дает возможность искать только файлы. Для поиска электронной почты, придется переходить в интерфейс электронной почты.

Видеовстречи также имеют некоторые ограничения в бесплатной версии. Так, например, доступ к Hangouts возможен только из календаря, нет возможности записывать видеовстречу, а также нельзя подключаться к встрече с помощью обычного телефонного вызова. Максимальное ограничение по количеству участников - 25 человек. Платная подписка лишена данных недостатков, плюс ко всему, подключение к встрече возможно через любые устройства, а не только через компьютер.

Пользовательские файлы, электронные письма и подключенные устройства, всегда находят под контролем. Платная подписка позволяет централизованно управлять аккаунтами и доступами. В случае ухода сотрудника из компании, все еще можно получить доступ к его данным. Также доступна статистика использования сервисов.

Сервис “Сейф” необходим для хранения в нем важных данных, файлов, почты, чатов. Это позволит сохранить информацию, чтобы не случилось с аккаунтом или сотрудником. Бесплатная версия не предусматривает простое использование общих хранилищ и файлов, управление правами доступа также лежат исключительно на сотруднике.

Удобная панель сбора статистики в G Suite позволяет отслеживать функции файлообмена, просматривать общее число созданных файлов, количество файлов с общим доступом, объем электронной почты. Действия аккаунтов также можно отследить. В этот список войдут история использования приложений и файлов, действия, которые были произведены через интерфейс мобильного приложения и т.д. Также, администратор может видеть кто из пользователей еще не активировал двухэтапную защиту аккаунта, увидеть на какие файлы был предоставлен доступ за пределами домена, установленные дополнительные приложения и т.д.

Статистика, в G Suite достойна отдельной статьи. Администратор, через централизованную панель управления, может видеть подробную статистику по электронной почте: кто и куда отправлял письма, темы письма, прикрепленные файлы и т.д. Панель администратора также позволяет заблокировать аккаунт при утере устройства или компрометации данных. Администратор может видеть геопозицию устройства, может очистить всю конфиденциальную информацию или удаленно заблокировать аккаунт.

Платная подписка позволяет установить специальный код, при вводе которого, автоматически блокируется аккаунт. Например, при использовании бесплатного аккаунта, у пользователя нет таких широких возможностей защиты аккаунта.

Еще одна функция безопасности в G Suite, это ограничение доступа к файлам корпоративным доменом. Для наглядности, посмотрим на изображение, которое показывает, каким образом пользователи корпоративного аккаунта получают доступ к конфиденциальным файлам, и как работают пользователи бесплатной подписки.

Кроме конфиденциальности, платная подписка добавляет множество мелких улучшений, которые могут значительно упростить работу. Например, теперь не нужно запоминать или записывать в отдельном файле все адреса электронной почты сотрудников, стоит начать вводить адрес, и гугл сам подскажет с помощью выпадающего списка, все подходящие адреса, которые есть в корпоративной почте. Доступ к файлам можно открывать группам или всем сразу, не нужно вводить много адресов, чтобы все могли получить доступ к файлу. Если сотрудник захочет поделиться ссылкой на файл, доступ к файлу получат только владельцы подписки.

Затраты на подписку, окупятся в полном объеме и в кратчайшие сроки. Согласно статистике, которую привела компания Forrest Consulting, затраты на подписку G Suite окупаются на более чем 300%, всего за три года.

Приобретать подписку, лучше через опытные компании. Кроме сложностей с миграцией на новое решение, Google также выставляет требования на покупку, с которыми может не справиться обычная компания, не имеющая прямых контактов с представителями Google.

Современные технологии все больше входят в повседневные процессы, и все больше позволяет экономить время и повышать удобство работы и взаимодействия между сотрудниками. Использование G Suite, в своей компании позволит не только получить выгоды, описанные в статье, но и дополнительно обезопасить свои данные, без использования антивирусов. К тому же, владельцы платной подписки, всегда первыми получают все обновления и улучшения сервисов.