Вход
Получайте программное обеспечение в течение нескольких минут с момента размещения заказа! Автоматическая система работает круглосуточно 24/7


Skype: softlist_ru

sales@softlist.biz
Работаем с 09:20 до 18:00 (МСК)
c понедельника по пятницу


Skype: softlist_ru

sales@softlist.biz
Работаем с 09:20 до 18:00 (МСК)
c понедельника по пятницу
Получайте программное обеспечение в течение нескольких минут с момента размещения заказа! Автоматическая система работает круглосуточно 24/7
Выбираем систему электронного документооборота
Выбираем систему электронного документооборота

Выбираем систему электронного документооборота

Практически любая из представленных систем документооборота, независимо от их сложности, имеет набор характеристик, которые нужно обязательно учитывать при выборе, например: может ли система решать поставленные задачи документооборота, требовательна ли к ресурсам, есть ли обучение и множество других. Если ими пренебречь то в результате может оказаться, продукт не поддерживает расширения функциональности, или большие объемов данных, или имеет проблемы с безопасностью. Что как Вы понимаете скажется на работе всей компании. На что же обратить внимание в первую очередь?

Основные требования к системе документооборота можно обозначить так:

  • Идентификация пользователей
  • Хранение документов и их поиск
  • Удобство использования программы
  • Потребляемые ресурсы
  • Сопровождение

Рассмотрим каждый из разделов подробнее. 

Идентификация пользователей

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – авторизация и аутентификация. В документооборот организации может быть включено множество сотрудников, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых задач и группа документов, с которой они работают. Сотрудники выступают в определенной роли и хорошо если система документооборота будет поддерживать роли. Очень важно обеспечить идентификацию пользователей и безопасность их авторизации! Вы ведь не хотите утечки информации? Потому стоит обратить внимание на то какие протоколы протокол обеспечивают защиту канала данных (SSL, TLS, и/или другие), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу информации и есть ли шифрование данных.

Хранение документов в системе и их поиск

Хранилище документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. Операции, которые часто используются в документообороте это добавление документов, поиск, просмотр списка, сортировка.

Стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером нескольких пользователей сразу. Для этого нужно отследить количество юзеров, работающих с документами. Еще один важный фактор -  поиск документов в хранилище. Он должен быть удобным для пользователей и иметь определенный набор параметров таких как условия сделки, заказчики, и множество других. Для того, чтобы определить какой вид поиска нужен и какие в нем должны быть параметры и критерии, нужно учитывать типичные операции в вашей фирме. Следует также иметь ввиду как будет вести себя база данных в случае сбоя и обеспечить инструменты резервного копирования.

Удобство использования

Удобство работы с системой для пользователя немаловажный фактор и должен быть также учтен, потому как чем удобнее работать в программе, тем меньше времени пользователь тратит на ее освоение, и качественнее выполняет свою работу.

Потребляемые ресурсы

Аппаратная программного обеспечения часть должна обеспечивать максимальную производительность на серверной части и на клиентском месте. Также встает вопрос совместимости различных типов документов и совместимости решения с популярными офисными пакетами.

Сопровождение

Сопровождение решения — это получение технической поддержки от разработчиков. Соответственно поддержка должна быть в любом случае, собственно, как и четкое понимание и ясность в том, как в дальнейшем будут проходить обновления решения.

Итак, основные аспекты выбора системы документооборота для компании были рассмотрены. И если Вы выбираете для своей фирмы готовое решения для документооборота, можете обратить внимание на DirectumRX - российскую систему ведения документооборота, доступная круглые сутки и не требующая особых мощностей от вашего оборудования. Преимуществами DirectumRX есть доступность, простота в использовании, совместимость со всеми популярными редакторами, а также программой 1С. Программное обеспечение DirectumRX внесено в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.